股东先替公司付了房租，之后公司转钱归还；另一笔钱则被拿去支付家里的装修款。两笔都转进同一个个人账户，却不能因为收款人一样，就在账上做成同一种费用。先问钱解决了哪一笔真实业务，再决定用什么凭证说明。
归还经营垫款，要能追到原业务
若股东实际为公司垫付真实经营款，核对合同、原付款记录、发票及公司审批依据，并与归还金额对应。不能只写一张“老板报销”单，把几个月的个人消费一起装进去。款项用途不清时，先标记待核实，不要为清掉往来余额编造采购或服务。
公司借给股东的钱，不能长期只剩一个备注
确属借款的，留存借款约定、用途、审批及归还安排，定期核对余额。税务通知对个人投资者从其投资企业借款有专门规定：排除个人独资企业、合伙企业后，纳税年度结束时既未归还、又未用于企业生产经营的借款，可按规定视为红利分配处理。不是任何年末未还款都自动适用，也不能认为写了借款备注就不再有税务问题。
年末可以把股东往来逐笔列出来：什么时候转出、实际用途、关联原始凭证、已归还金额、剩余余额。真实用于经营的，要有对应业务资料；实际个人使用的，不应假借费用或临时循环转款掩盖。不要把每年的余额一直结转，等注销或查账时才找依据。
分红与个人消费，也不能挤进经营成本
如果本来就是利润分配，就应按真实分配事实核对公司决策、财务及税务要求，不要改叫“费用报销”来省去核对。公司账户有钱不等于都有可分配利润。利润、现金余额和股东往来，是不同项目，财务需要分别确认。
通知还规定，除个人独资企业、合伙企业以外企业的个人投资者，以企业资金支付本人、家庭成员等与经营无关的消费或财产性支出，按规定视为红利分配，相关支出不得企业所得税税前扣除。把家用开销放进公司账里，不会因为取得一张发票就自动成为经营成本。
本文主要讨论公司与个人股东的往来。个人独资企业、合伙企业及个体工商户的主体和税制不同，不能拿公司分红结论直接套用。涉及股东工资、减资、退出或返还投资，也有各自事实和办理要求，应另行核实，不在同一张报销单里解决。
政策依据与参考来源
财税〔2003〕158号，关于个人投资者非经营性消费以及从投资企业借款的个人所得税处理，重点核对第一、第二部分的主体和事实条件： https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c102416/c5202842/content.html
上海市税务局收录的同号通知，可交叉核对政策全文及有效性标识： https://shanghai.chinatax.gov.cn/zcfw/zcfgk/grsds/200312/t288776.html
