员工发来数电发票，说已经查验通过，财务是不是点一下付款就行？查验通过不能替你回答“这笔支出是不是公司的业务”。它也不会自动告诉你同一张票是否已经在另一份报销单里用过。
查验发票，也核对发票背后的交易
通过电子税务局相关功能或全国增值税发票查验平台核对发票信息，留意票面内容及当前状态，再与收到的文件比对。不要仅凭他人转发的查验截图判断，也不要在来历不明的网页输入票据信息。核对购买方名称、识别号、销售方、项目和金额，发现不一致先联系经办人与开票方。
随后看实际业务：谁买的、用于什么项目，订单或合同是否对应，有没有收货、服务交付或验收材料，支付记录能否衔接。员工垫付并不天然不能报销，但要把垫付与公司支出联系起来；票面信息正确也不能把个人消费自动变成公司费用。
重复检查不能只靠文件名
同一张发票可能以邮件附件、打印件、截图等形式出现。建议在报销台账或系统里按发票号码建立重复检查，同时关联金额、销售方、报销人和已入账记录。文件名不同并不代表是两笔支出；已经审批、已经付款、已经入账，也应分开记录状态。
退货、折让或后续红字处理的，还要跟踪原业务及凭证状态，避免报销后原票发生变化却无人处理。具体红字与账务调整按现行规则办理。这里讨论的是受票审核，不是用“重新下载一份PDF”解决原票错误。
电子原件要与报销资料一起归档
只留下纸质打印件或聊天截图，电子凭证可能丢失。使用电子会计凭证打印件作为报销入账归档依据时，还应保存对应电子凭证。按单位制度把原始电子文件、审批、业务和支付材料关联，设置备份及访问权限；直接电子化归档也要满足相应条件，不是存在个人手机里就算完成。
最后分清报销、会计入账、税前扣除和进项抵扣：它们不能互相替代。可否扣除或抵扣，仍取决于业务性质、主体资格和适用规则。经办人把资料交全，财务再作判断，比只问“票是真是假”更接近这笔支出需要解决的问题。
政策依据与参考来源
《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》：财会〔2020〕6号；核对电子原件保存、审签及防止重复入账要求。 官方原文：https://www.mof.gov.cn/zcsjtsgb/gfxwj/202003/t20200323_3583778.htm
国家税务总局全国推广数电发票官方说明：自2024年12月1日起全国推广；核对电子税务局发票业务及查验功能。 官方原文：https://www.chinatax.gov.cn/chinatax/n810356/n3010387/c5236173/content.html
资料核验日期：2026年10月4日。内容为公开资料整理，不替代针对具体事项的专业判断；发布前请再次核对政策及属地办理要求。
